こんにちは、ゲチェバラです。
いつもは、釣りだのスノーボードなどで趣味の情報を発信していますが、今回は少し真面目な話をしようかと思います。
サラリーマン(ビジネスマン)として僕は普段仕事をしていて、去年主任になり今の仕事は部下の育成と会社の上司の補佐をメインでやっています。
まずは自分の仕事についてです。
・自分の仕事の目標を遂行するために
僕が仕事を円滑に遂行していけば、上司の仕事もこなせるようになるし部下の仕事も細かく見てあげる事もできます。
まずは自分の仕事を円滑にこなすためにやっている事をご紹介します。
1.『TO DOリスト』と『NOT TO DOリスト』を使う
これは皆さんもご存じだと思いますが、今日一日でやることリストの作成で一日が終わって次の日に朝から何をするのかをメモや手帳に記載していくことです。
同じように皆さんも意識してやっていると思いますが、僕はこれをただ書くだけではありません、書いた後に少し考えます。
それは自分でやることなのか、そうではないのかを考えます。そうすることにより自分の時間を少しでも多くすることができるからです。
例えば
□出来高確認
□日常点検確認
□稼働許可確認
□翌日予定作成
□ロッカン完了確認
これは僕の仕事のルーティン作業の内容です。
まずはこの仕事をこなす時間を大体で書いていきます。自分がやっている仕事なら自分でやって見たことがあるはずなので大体で時間の計算はできると思います。
□出来高確認→60分
□日常点検確認→5分
□稼働許可確認→5分
□翌日予定作成→120分
□ロッカン完了確認→10分
このように『TO DOリスト』の後ろに時間(工数でも可)を書いていき、大体の時間が把握できると思います。※別に書かなくてもわかる場合は書かなくても良いですが、部下に仕事をお願いする際は時間の把握は大事です。
次はこの中から部下や同僚にやってもらえること『NOT TO DOリスト』を書き出していきます。
□出来高確認→60分
□日常点検確認→5分
□稼働許可確認→5分→佐藤さん(仮)にやってもらう
□翌日予定作成→120分→高槻さん(仮)にやってもらう
□ロッカン完了確認→10分
書き出した時間の後ろにやってもらうことを書き出して、記入します。そうすることにより、伝えるときにどの位の時間がかかるのかを伝えると引き受けてもらいやすくなります
そして当日もしくわ、後日にやってもらう人に伝えれば合計で125分を別のことに使うことができます。しかし、ここで大切なのは仕事をシェアしてやり遂げることが大事で、相手に伝えて教えることが大事になります。
このときに教え方が雑になってしまうと逆に訂正する時間が発生してしまうため余計に時間がかかってしまい、自分の時間の短縮にはならないので注意が必要です。
2.小さめのメモで『ひらめきメモ』を作る
これは僕がいろいろ試した結果これが一番身近でやれることだったので、ご紹介します。
仕事をしていてその最中に思いついて仕事の効率を上げられる改善を思いついてひらめく時があると思います。
このときにこうすれば良いのにと思いついたとしてもいざ行動に移せる時間があったときにはすでに忘れていることがある方もいると思います。僕はこのタイプです。
後からこれをやろうと考えてすぐに行動できる時間があるのであれば良いのですが、なかなか作業をしているときには難しいので、『ひらめきメモ』で一時的に記録します。
これを後から見返して参考にしていくといった事です。
実際に僕がやってきたこととしては以下の内容になります。
1.iPhoneを使いメモをとる。→作業中に出しておけない
2.バインダーを常に持ち歩く→大きすぎて自由がきかない
3.手に直接書いて一時保存→忘れて手を洗ったら無くなる
4.付箋紙に書いて一時保存→結局なくす
以上が自分がやって失敗したメモです。
1.iPhoneを使いメモをとる。
これは僕がただこれやったてたらかっこいいかなと思ってやり出したのですが、常にいじってられる環境ならかなり有効です。なぜなら写真で残すこともできるからです。
2.バインダーを常に持ち歩く
最初は良いのですが、現場に出たときに忘れてしまったりなど急な呼び出しに対応できなかったりがあったため失敗しました。
3.手に直接書いて一時保存
この方法に関してはただ単に自分がバカだからかもしれませんW
4.付箋紙に書いて一時保存
付箋紙に書いてPCに張ってたりしていた時もあったのですが、見た目が汚いので上司などに指摘されてやめました。
そして僕が行き着いたメモが基本に戻り『手のひらサイズのメモ帳』です。
回り道をしてようやくこれが一番であることが良くわかりました。メモ帳の中でも需要が多いからこの時代でもどこにでも売っているんですねぇ~W
やはり一番は『ポケットサイズ』なので作業着やスーツの内ポケットにも入ります。原始的ではありますが、ひらめく時はどこにいるかわかりません。だから 常に持ち歩けるものが良いんですね。
そしてこれを時間があるときに見返してこれをやろう、あれをやろうといつも悩んでいた改善があっと今にやれるようになります。
そうすれば自分の時間が増えてさらに早く帰ることができるかもしれません。良いことづくめですね。W
この2つを実践してあなたも早く帰って、家族や自分の時間に楽しく過ごせる様に役立ててください。
・まとめ
上記の二つは僕が実際にいろいろ試した中で最も実践しやすいものです。特に『ひらめきメモ』は僕がいろいろ試した中で一番役に立っているものなので是非とも実践してもらいたいです。
一番原始的なやり方ですが、最も効果的な事です。
後は部下に仕事をやってもらうときは雑に教えて終わった後にできなくて怒らないことです。基本的にその人がやれないのは教えた人がきちんと伝えていないことが原因なので教える方は必ず伝え漏れがないか確認してからやってもらうように気をつけましょう。
それをきっかけに自分の仕事をこなしてもらえるようになっていけば自分が楽なだけでなく上司も楽になるのです。
上司が楽になれば今までつらく当たっていた上司も少しは変わるかもしれません、上司の悪口ばかり言っているんじゃなくて自分が少しでも円滑に仕事ができればその上司を追い越して自分がさらに上司になれば良いだけです。
皆さんの努力は必ず誰かが見てくれているはずですので、諦めずお互い頑張っていきましょう。
最後まで読んでいただき誠にありがとうございます。